De ansatte i Redd Barna slet med å få tilgang til og dele informasjon og samarbeide digitalt, både i Oslo og med partnere i andre land. Ulike avdelinger brukte forskjellige samarbeids-, planleggings- og administrasjonssystemer fra mange leverandører. I tillegg er Redd Barna en matriseorganisasjon, der ansatte ofte tilhører flere avdelinger. Mangelen på enhetlig og standardisert bruk av digitale verktøy gjorde at arbeidsdagene ble ineffektive.
Vi vil utnytte tiden vår så effektiv som mulig slik at vi kan bruke mest mulig ressurser på å hjelpe barn i nød. Derfor trenger vi teknologisk bistand til å sette opp IT-løsninger som gjør oss mer effektive og lar oss samarbeide bedre gjennom hele organisasjonen, uavhengig av hvor de ansatte er eller hvilke enheter de har.
Samuel Sanders, IT Business Partner i Redd Barna Norge
Med hjelp fra Cegal har vi fått tatt i bruk Microsoft Office 365 med Teams og Sharepoint i mye større grad enn tidligere. Det har gitt oss bedre muligheter til å samarbeide på tvers, mer effektiv informasjonsdeling og standardiserte prosedyrer. Resultatet er at de ansatte sparer veldig mye tid, tid og ressurser vi i stedet kan bruke på barna vi vil hjelpe, fortsetter Sanders.
– Dette prosjektet har handlet om IT-rådgivning for å strømlinjeforme hvordan man jobber. Gjennom å strukturere hvordan man jobber, Way of Working, og ved å utnytte Microsoft Office-plattformen bedre, sparer Redd Barna både tid og lisenspenger, forteller Kristina Teigland, UI/UX designer i Cegal og leder for hjelpeprosjektet for Redd Barna.
Cegals hjelpende konsulenter hos Redd Barna er organisert av “Humanity at Cegal”, en intern organisasjon i Cegal der Cegal-ansatte jobber pro bono i ulike humanitære prosjekter. Pro bono arbeid brukes om profesjonelle tjenester som gjøres frivillig og ubetalt som en tjeneste "for allmennhetens beste”.
I Cegal ønsker vi at de ansatte skal ha meningsfylt arbeid – og har nedfelt at vi skal ha minst et pågående “gåsehud-prosjekt” der ansatte kan jobbe frivillig for å skape en bedre verden med likhet, fred og rettferdighet.
Mario vaz Henriques, Global Business Development Manager, Cegal
I 2023 inngikk vi et treårig samarbeid med Redd Barna i regi av “Humanity at Cegal”, forteller Mario vaz Henriques i Cegal.
Han forklarer hva Redd Barnas utfordring var:
– Mange ansatte slet med å få tilgang til og dele informasjon og samarbeide digitalt, uavhengig av om de var på kontoret eller i felten. Ulike avdelinger og team brukte også forskjellige samarbeids-, planleggings- og administrasjonsverktøy fra mange ulike programvareleverandører. Det var ikke satt opp noen felles, standard måte å bruke digitale verktøy på i Redd Barna. Det digitale oppsettet var veldig ineffektivt.
Årets prosjekt for Redd Barna administrasjonen er det andre IT-prosjektet i regi av “Humanity at Cegal” for den internasjonale hjelpeorganisasjonen. I 2023 var Cegal EdTech-partner og ga teknologisk bistand til utviklingen av en global læringsplattform. For 2024 ønsket Redd Barna et prosjekt som ga stor effekt i hele organisasjonen.
– Dette er en klassisk digital transformasjon. Det gjør administrasjonen mye mer effektiv, gir store gevinster og ringvirkninger, sier Henriques.
Cegal gjennomførte en grundig analyse av Redd Barnas behov og bruk av administrative IT-systemer. For å møte organisasjonens behov utviklet Cegal en IT-arkitektur og maler for å implementere Microsoft-tjenester og -løsninger på den eksisterende IT-plattformen.
– Redd Barna brukte bare 10 prosent av Microsoft-verktøyene de allerede hadde betalt for. Ved å organisere bruken av Microsoft Office bedre og gi ordentlig opplæring, fikk vi hjulpet Redd Barna med de fleste av utfordringene de hadde, forteller Henriques.
Han legger til at underveis ble flere systemer for planlegging og administrasjon erstattet med Microsoft-løsninger som Redd Barna allerede hadde lisens på. Dermed reduserte også organisasjonen IT-kostnadene.
– Det er ikke nok å bare gi et selskap IT-systemer og programvare. Man trenger også å få opplæring, understreker Sanders i Redd Barna.
Sanders forteller at i starten trengte både Redd Barna og Cegal litt tid på å finne frem til riktig samarbeidsform.
– Kanskje fordi Cegal jobber pro bono med oss, var det litt uklart hvor grensene gikk og hvordan vi skulle jobbe sammen. Da vi fant ut at Cegal må jo jobbe med oss i et profesjonelt partner-kundeforhold, ble samarbeidet mye mer effektivt. Cegal er best på å levere IT-tjenester. Vi er best på bistandsarbeid.
Arbeidet for Redd Barna viser at digital transformasjon og riktig bruk av IT-løsninger kan ha stor effekt i organisasjoner. En mer effektiv administrasjon og hjelpearbeidere som enkelt har tilgang til informasjon og systemer gjør at vi gjør en bedre jobb og kan hjelpe flere.
Samuel Sanders, IT Business Partner i Redd Barna Norge
“Humanity at Cegal” har full støtte fra Cegal-ledelsen, både økonomisk og arbeidsmessig, ettersom de ansatte kan jobbe pro bono på utvalgte prosjekter. Partnerskapet med Redd Barna er en viktig del av Cegals bærekraftstrategi. Cegal støtter Redd Barna både økonomisk med 150.000 kroner i 2024 og gir konsulenttimer i form av pro bono-arbeid fra høyt kvalifiserte teknologer.
Redd Barna har jobbet for barns rettigheter i over 100 år. Bare i fjor fikk nesten 50 millioner barn over hele verden direkte hjelp fra den politisk og religiøst nøytrale organisasjonen. Gjennom digital transformasjon, støttet av Cegal, frigjør Redd Barna tid og ressurser til å hjelpe noen flere barn i årene som kommer.