Business Intelligence og datavarehus gir Viken verdifull innsikt
Det startet som en BI-løsning for å rapportere på tall for Østfold fylkeskommune. I dag gir løsningen som SYSCO har satt opp riktige tall for økonomi, skole og personaladministrasjon for hele det langstrakte Viken fylke. Les om hvordan Business Intelligence gir ansatte innsikt i Vikens tall og data.
«Marianne» er det vanligste fornavnet blant de ansatte i Viken fylkeskommune, etterfulgt av «Morten». Og «lektor med tilleggsutdanning» er den vanligste stillingstittelen. Det er fun fact fra VIkens store og stadig voksende datavarehus, som har fått navnet «Digital innsikt». I det daglige gir datavarehuset verdifull innsikt. For eksempel: med alltid oppdaterte tall over sykemeldte, sørger Viken for raskere og bedre oppfølging av de syke. Det gir bedre arbeidsmiljø for den enkelte og penger spart for Viken og samfunnet.
Sammenslåingen av de tre fylkeskommunene Østfold, Akershus og Buskerud til det langstrakte Viken, er som en kompleks konsernsammenslåing.
I Viken bor det 1,24 millioner mennesker, nesten en fjerdedel av Norges befolkning. I dag teller fylkeskommunen 11.763 ansatte. Viken har blant annet ansvaret for over 5.353 kilometer vei, 63 skoler, 60 tannklinikker, kollektivtrafikk og 42.000 elever i videregående skole.
En av de store utfordringene i en slik sammenslåing er data og systemer. Noen av utfordringene som må løses er:
- Hvordan skal man ta vare på og tilgjengeliggjøre historiske data?
- Hvilke systemer som skal videreføres?
- Hvordan skal man sikre datakvalitet i overgangen mellom gamle og nye systemer?
Jostein Gjeldnes, spesialrådgiver i økonomiavdelingen i Viken fylkeskommune, trekker frem et eksempel på systemkompleksiteten:
Vi sitter med ett økonomisystem for Østfold, ett for Akershus og ett for Buskerud, pluss ett nytt system for Viken.
Datavarehus og Business Intelligence
Med mange ulike systemer og blanding av gamle og nye data, blir det også mange muligheter for feilkilder og feiltolkninger på grunn av uklarheter rundt hva de enkelte oppføringene egentlig betyr, samt spørsmål rundt datakvalitet.
Viken har, med god hjelp fra SYSCO, løst utfordringene over med å samle dataene i et datavarehus (Oracle Data Integrator (ODI)). I tillegg har SYSCO satt opp en Business Intelligence-løsning (Oracle Business Intelligence Enterprise Edition (OBIEE)) som henter data fra datavarehuset.
Datavarehuset med BI-løsningen er et virksomhetsstyringsverktøy som sørger for rapportering og fungerer som styrings- og kontrollsystem. Digital innsikt brukes av nesten tusen ledere og ansatte fra Hemsedal i nordvest til Halden i sørøst.
Gjeldnes trekker frem at løsningen er svært brukervennlig og inneholder enkle og lettforståelige oversikter over blant annet:
- Økonomi og regnskap med regnskap mot budsjett, oversikt over utestående fordringer og ulike budsjettversjoner.
- Personaladministrasjon/HR med stillinger, snittalder, kjønnsfordeling, fraværsoversikt, og lønn, med ulike lønnsanalyser.
- Skole med skoleoversikt med karakterer, elevfravær og så videre (foreløpig er det bare historiske data fra Østfold og Buskerud, men nå jobbes det med å implementere skoledata fra hele Viken).
Med god tilgang på sanntidsdata, blir det enklere å være proaktiv. For eksempel gjør den oppdaterte sykestatistikken at Viken kan følge opp fraværende ansatte raskere og bedre. «Digital innsikt» sørger for bedre oppfølging av mange områder i det daglige, som igjen gir bedre planlegging og ditto bruk av ressurser. Resultatet er blant annet mindre dobbeltarbeid og penger spart.
Bevarer gamle data og passer på nye
Datavarehuset inneholder historiske data fra gamle systemer, hvor systemene ikke lenger brukes, men dataene ønskes tatt vare på og brukes. Samtidig håndteres data fra aktive og nye systemer. I datavarehuset valideres og kvalitetssikres alle dataene.
I dag inneholder datavarehuset over 2.000 emneområdetabeller, nesten 2 milliarder databaserader med informasjon, 2.000 analyser og søkefilter og over 60 ulike dashboards. Og informasjonstilfanget øker stadig.
Gjeldnes forteller at med BI-løsningen får hele den langstrakte fylkeskommunen et felles bilde for de ulike områdene.
– Med datavarehuset, som SYSCO har satt opp, vet vi at rapportene og dashboard-ene gir tall som kan sammenlignes, uavhengig av hvilket system de er hentet fra. At man er enige om hva tallene sier er viktigere enn om tallet er 100, 99 eller 98 prosent riktig. Det er endringene i dataene som ofte er det viktige.
Økonomen sier at løsningen gjør at man nå raskt ser feil og kan gå tilbake til kilden og rette opp tallene. Det gjør at statistikken blir riktigere, regnskapet blir riktigere og at om det er feil i organisasjonen.
– En oppføring i et system kan bety mange forskjellige ting, selv om entiteten er den samme. Derfor, når man trekker data ut i ulike regneark, blir man ofte sittende å diskutere om dataene er riktige. Hva tallene betyr, i stedet for hva de forteller oss, forklarer Gjeldnes.
SYSCO kjenner oss godt og skjønner språket vårt. Noe som har sikret at løsningen fungerer godt og blir brukt av så mange. SYSCO har gjort en veldig god jobb, fortsetter Gjeldnes.
Lang historie
SYSCOs konsulenter har jobbet med Østfold og Buskerud fylker i snart ti år. Det startet med å etablere en BI-løsning for å rapportere på tall i Oracle eBusiness Suite for Østfold fylkeskommune, Oppland fylkeskommune og etter hvert Buskerud.
Det neste store prosjektet var da Østfold fylkeskommune besluttet å bytte til Visma som ERP-system.
Det tredje prosjektet var å hente inn skoledata fra skolesystemene til Østfold (Extens og OPPAD) inn i BI-løsningen.
Arbeidet med Viken startet i 2019 med å videreutvikle BI-løsningen til å dekke hele den nye fylkeskommunen. Viken benytter Visma som ERP-system og fylkeskommunen har bestemt å videreføre løsningen fra Østfold som felles BI-løsning.
I dag bruker nesten 1000 ansatte i Viken løsningen til rapportering og analyser innen økonomi og regnskap, HR, personaladministrasjon og lønn, og skoleadministrasjon.
