Norsk amt får værdifuld indsigt via Business Intelligence og Data Warehouse løsning

Det startede som en BI-løsning til rapportering af tal for en mindre norsk kommune. I dag leverer Cegal's løsning data, som skaber overblik over både økonomi, uddannelse og personaleadministration mm. for hele det norske amt Viken. Læs mere om, hvordan Business Intelligence giver Vikens medarbejdere indsigt i nyeste tal og data.

«Marianne» er det mest almindelige fornavn blandt de ansatte i Viken efterfulgt af «Morten». Det er en sjov viden, som man kan finde i Vikens store og stadigt voksende Data Warehouse, som har fået navnet «Digital indsigt». Hver eneste dag giver Data Warehouset værdifuld indsigt. F.eks. er talene omkring sygefravær altid opdaterede, hvilket betyder at Viken hurtigere og bedre kan foretage opfølgning på medarbejdernes fravær. Det giver et bedre arbejdsmiljø for den enkelte og spare penge for Viken og samfundet i sidste ende.

Viken amtskommunen er en fusionen af ​​de tre amtskommuner Østfold, Akershus og Buskerud og udgør dermed en kompleks befolkningssammenslutning.

Viken har en befolkning på 1,2 millioner, næsten en fjerdedel af Norges befolkning og har 11.763 ansatte. Viken er blandt andet ansvarlig for mere end 5.353 kilometer vej, 63 skoler, 60 tandklinikker, offentlig transport og 42.000 studerende i gymnasiet.

En af de største udfordringer med så meget data, er sørge for at data og systemer arbejder sammen. Nogle af de udfordringer, som man må tage højde for, er:

• Hvordan bevares og stilles historiske data til rådighed
• Hvilke systemer skal videreføres?
• Hvordan sikres datakvaliteten i overgangen mellem gamle og nye systemer?

Jostein Gjeldnes, specialrådgiver i økonomiafdelingen i Viken, påpeger et eksempel på systemets kompleksitet:

Vi har et økonomisystem for både Østfold, Akershus, Buskerud og et nyt system for Viken.

Data Warehouse og Business Intelligence

Med mange forskellige systemer og en blanding af gamle og nye data er der også mange muligheder for fejlkilder og fejlagtige fortolkninger på grund af uklarheder om, hvad de enkelte poster virkelig betyder.

Med god hjælp fra Cegal har Viken løst udfordringerne ved at indsamle dataene i et Data Warehouse (Oracle Data Integrator (ODI)). Derudover har Cegal oprettet en Business Intelligence-løsning (Oracle Business Intelligence Enterprise Edition (OBIEE)), som henter data fra Data Warehouset.

BI-løsningen og Data Warehouset fungerer som et forretningsstyringsværktøj, som leverer rapportering og fungerer som et styrings- og kontrolsystem. Den digitale indsigt bruges af næsten tusind ledere og medarbejdere i Viken.

Gjeldnes påpeger, at løsningen er meget brugervenlig og indeholder enkle og letforståelige oversigter over blandt andet:

• Økonomi og regnskab information med konto oversigter i forhold til budget, oversigt over udestående tilgodehavender og forskellige budgetversioner.
• Personaleadministration / HR information herunder information omkring stillinger, gennemsnitsalder, kønsfordeling, fraværsoversigt og løn med forskellige løn analyser.
• Uddannelse herunder skoleoversigter med karakterer, studenters fravær osv. 

Med god adgang til realtidsdata bliver det lettere at være proaktiv. F.eks. betyder den opdaterede sygdomsstatistik, at Viken hurtigere og bedre kan følge op på fraværende medarbejdere. «Digital indsigt» sikrer bedre opfølgning på mange områder i dagligdagen, hvilket igen giver bedre planlægning samt ressourceudnyttelse. Resultatet er blandt andet mindre dobbeltarbejde og færre omkostninger.

Bevarer gamle data og tager sig af nye

Data Warehouset indeholder historiske data fra gamle systemer, hvor systemerne ikke længere bruges, men hvor dataene stadigvæk skal håndteres og gemmes. Samtidig håndteres data fra aktive og nye systemer. I Data Warehouset valideres alle data og kvalitetssikres.

I dag indeholder Data Warehouset over 2.000 fagområdetabeller, næsten 2 millioner databaserækker med information, 2.000 analyser og søgefiltre og over 60 forskellige dashboards. Og udbuddet af information øges konstant.

Gjeldnes fortæller, at med BI-løsningen får hele Viken et fælles billede af de forskellige områder.

- Via det Data Warehouse, som Cegal har implementeret, fåes sammenlignelige tal i rapporterne, uanset hvilket system de er taget fra. At man er enig i, hvad tallene siger, er vigtigere end om tallet er 100, 99 eller 98 procent korrekt. Det er ændringerne i dataene, der ofte er vigtige.

Økonomen fortæller, at løsningen betyder, at man nu hurtigt kan se fejl og kan gå direkte tilbage til kilden og rette tallene. Det betyder altså at både statistikkerne og regnskabet bliver mere præcise.

- En post i et system kan betyde mange forskellige ting, selvom enheden er den samme. Derfor er man ofte tilbage til at diskutere, om dataene er korrekte når man udtrækker data i forskellige regneark, forklarer Gjeldnes.

Cegal kender os godt og forstår vores sprog, hvilket har sikret, at løsningen fungerer godt og bruges af så mange. Cegal har gjort et meget godt stykke arbejde, fortsætter Gjeldnes.

Lang historie 

Cegal's konsulenter i Norge har arbejdet med Østfold og Buskerud i næsten ti år. Det startede med at man etablerede en BI-løsning til rapportering af tal i Oracle eBusiness Suite for Østfold, Oppland og til sidst Buskerud.

Det næste store projekt var, da Østfold besluttede at skifte til Visma som et ERP-system.

Det tredje projekt var at samle skoledata fra Østfolds skolesystemer (Extens og OPPAD) i BI-løsningen.

Arbejdet med Viken startede i 2019 for at videreudvikle BI-løsningen til at dække hele den nye amts kommune. Viken bruger Visma som et ERP-system, og har besluttet at fortsætte løsningen fra Østfold som en fælles BI-løsning.

I dag bruger næsten 1.000 medarbejdere i Viken løsningen til rapportering og analyse inden for økonomi og regnskab, HR, personaleadministration og lønning og skoleadministration.