«Hadde vi fjernet taxfree-kvoten, hadde vi fått fart på bruken av videokonferanser i stedet for å bruke mange, kostbare og ineffektive arbeidstimer på å reise til/fra korte møter.»
Uttalelsen kom fra en Cisco-topp i 2014 i frustrasjon over hvor lite videokonferanseløsninger og andre digitale samhandlingsløsninger ble brukt. Siden den gang er taxfree-kvoten utvidet.
Det måtte en global pandemi til for å få fart på bruken av (kostnads)effektive samhandlingsløsninger og videomøter i arbeidslivet.
Uansett hvor lenge Covid-19-pandemien vil holde oss på hjemmekontor, bruken av videomøter vil være mye vanligere etter koronaen enn før. Derfor kan det være lurt å ta med seg noen gode tips inn i videomøtene, uavhengig om de er på Teams, Meet, FaceTime, WebEx, Zoom eller en annen plattform.
1. Mute/unmute
Skru av mikrofonen når du ikke snakker eller skal snakke på en stund. Desto flere som deltar i møtet, desto viktigere er det å sette mikrofonen på mute. Da unngår man bakgrunnsstøy og pinlige beskjeder eller lyder. Lær deg tastatursnarveiene for mute/unmute.
2. Bruk hodetelefoner
Med hodetelefoner hører du bedre hva alle andre sier, men er mikrofonen til hodetelefonene gode? Ring opp en kollega og test hvilken som er best: PC-ens innebygde mikrofon eller mikrofonen i hodetelefonene. Kanskje du har flere hodetelefoner som bør testes.
3. Vis video
Bruk kameraet og vis video av deg selv. Kroppsspråket er en av de viktigste formene for kommunikasjon oss mennesker imellom. Det er bare synlig med kameraet påslått.
4. Vær tilstede – vis kroppsspråk
Når personen(e) du snakker med bare kan se overkroppen din eller ansiktet ditt, blir det ekstra viktig å bruke kroppsspråket aktivt, som mimikk og gestikulasjon for å tydeliggjøre det du sier.
5. Bruk godt lys
Uten godt lys, hjelper det ikke med et påslått, godt kamera og understrekende gestikulasjoner. De andre deltakerne ser deg bare kornete og utydelig. Ha et godt lys foran deg og skru av lyskilder rett bak deg er første trinn. Noen video-plattformer lar deg justere lyset. Test ut ulike lyskilder, før du går i videomøtet.
6. Få med fjeset
Pass på at de andre deltakerne ser hele ansiktet ditt tydelig. Det gjelder også øynene dine. Øyekontakt er spesielt viktig for å få folks oppmerksomhet. Det er særlig viktig i digitale møter.
7. Del notater og opptak
Etter møtet er det essensielt å dele møtereferat med alle samt oppgaver og gjøremål. Det er også enkelt å dele på å skrive referat og ta notater ved å dele referatdokumentet med kolleger. Og er det et viktig møte med mange detaljer som må huske, er det lurt å gjøre opptak.
8. Bruk chat for spørsmål
Særlig når det er mange deltakere, er det lurt å bli enige i starten av møtet om å bruke chatten for spørsmål og kommentarer man vil ta opp senere.
9. Rekk opp hånden!
Med mange deltagere i videomøtet kan det være både litt pinlig og vanskelig å avbryte praten med å bare stille spørsmål. Bli enige i forkant om at man kan rekke opp hånden (les trykke på «raise hand»-knappen) om det er noe man vil tilføye. Da er det også lurt å ha en møteleder som holder styr på de opprakte hendene og hvem som er nestemann i talekøen.
10. Trykk «Like»
Alle liker «Like» og trykker du «Like» viser du at du følger med og gir samtidig tilbakemelding til de som prater uten at du bryter inn eller trenger å si noe. Dette er spesielt effektivt om du blir spurt om du er enig, og en sparer tid ved at en slipper å ta hele runden for at alle skal muntlig bekrefte i møtet.
11. Ikke for mange i møterommet (post-korona-tips)
Når en fremover gradvis åpner for at flere møter på kontoret og de fysiske møtene blir vanligere, blir det viktig å passe på balansen mellom de som sitter samlet fysisk og de som er tilstede i det samme møtet digitalt. De digitale deltakerne mister blant annet kroppsspråk, nærhet og raske replikkvekslinger mellom deltakerne i det fysiske møterommet. Derfor er det viktig å aktivt trekke inn de som deltar digitalt gjennom direkte spørsmål og oppmuntringer til aktiv deltagelse. Dette er særlig viktig når mange sitter rundt det virkelige møtebordet og bare noen få deltar digitalt.
Et hjertesukk fra en leder i et stort, globalt teknologiselskap illustrerer ovenstående godt: «Jeg gruer meg til koronaen slipper taket og vi skal begynne å reise til korte møter i Europa igjen. Videomøter er mye mer effektivt enn å reise, men det funker dårlig om du er den eneste som følger møtet via Teams, mens resten av ledergruppen sitter samlet rundt møtebordet.». Tenk på hvordan du ville løst dette.