Rädda Barnen stod inför utmaningar när det gällde att få tillgång till och dela information och samarbeta digitalt, både i Oslo och med landspartners. Organisationen använder en mängd olika samarbets-, planerings- och administrationsverktyg från flera programvaruleverantörer på olika avdelningar och i olika team. Bristen på ett enhetligt och standardiserat tillvägagångssätt för digitala verktyg skapade en del ineffektivitet. Med tanke på Rädda Barnens matrisstruktur, där anställda ofta tillhör flera avdelningar, förstärktes komplexiteten i deras digitala setup ytterligare.
Vi vill använda vår tid så effektivt som möjligt så att vi kan lägga så mycket resurser som möjligt på att hjälpa barn i nöd. Därför behöver vi kvalificerad teknisk hjälp för att sätta upp IT-lösningar som gör oss mer effektiva och möjliggör sömlöst samarbete i hela organisationen, oavsett var medarbetarna befinner sig eller vilka enheter de använder.
Samuel Sanders, IT Business Partner på Save the Children Norge
Sanders fortsätter: "Med Cegals hjälp har vi avsevärt ökat vår användning av Microsoft Office 365, inklusive Teams och SharePoint. Detta har förbättrat samarbetet mellan olika team, förbättrat informationsdelningen och skapat standardiserade rutiner. Som ett resultat sparar medarbetarna mycket tid - tid och resurser som vi nu kan ägna åt de barn vi vill hjälpa."
"Detta projekt har fokuserat på IT-konsultation för att effektivisera arbetsflöden. Genom att strukturera sitt sätt att arbeta och optimera användningen av Microsoft Office-plattformen sparar Rädda Barnen både tid och licenskostnader", säger Kristina Teigland, UI/UX Designer på Cegal och projektledare för Rädda Barnen-initiativet.
Cegals volontärkonsulter för Rädda Barnen är organiserade genom "Humanity at Cegal", ett internt initiativ där Cegals medarbetare arbetar pro bono med olika humanitära projekt. Pro bono avser frivilliga och obetalda professionella tjänster för allmänhetens bästa.
På Cegal vill vi att medarbetarna ska känna att deras arbete är meningsfullt, och vi har åtagit oss att alltid ha minst ett pågående "gåshudsprojekt", där medarbetarna kan arbeta frivilligt för att skapa en bättre värld genom jämlikhet, fred och rättvisa.
Mario vaz Henriques, chef för global affärsutveckling, Cegal
I 2023 ingick vi ett treårigt partnerskap med Rädda Barnen i Norge inom ramen för initiativet Humanity at Cegal", förklarar Mario vaz Henriques på Cegal. Henriques beskriver de utmaningar som Save the Children stod inför: "Många medarbetare hade svårt att komma åt och dela information eller samarbeta digitalt, oavsett om de befann sig på kontoret eller ute på fältet. Olika avdelningar och team använde olika samarbets-, planerings- och administrationsverktyg från flera olika programvaruleverantörer. Det fanns inget enhetligt, standardiserat sätt att använda digitala verktyg inom organisationen."
Årets projekt för Rädda Barnens administration är det andra IT-initiativet under Humanity at Cegal för den internationella humanitära organisationen. År 2023 agerade Cegal som EdTech-partner och tillhandahöll teknisk assistans för att utveckla en global inlärningsplattform. För 2024 ville Save the Children ha ett projekt med en bred inverkan på hela den norska organisationen.
"Det här är en klassisk digital transformation. Det gör administrationen mycket mer effektiv, vilket ger betydande vinster och ringar på vattnet", säger Henriques.
Cegal gjorde en grundlig analys av Redd Barnas nuvarande lösning och utvecklade mallar och arkitektur för att implementera Microsoft add-ons på befintliga kommunikationsplattformar för att möta organisationens behov. Denna lösning effektiviserar samarbetet och förbättrar informationshanteringen.
Henriques förklarar: "Rädda Barnen använde bara 10% av de Microsoft-verktyg som de redan hade betalat för. Genom att bättre organisera deras användning av Microsoft Office och tillhandahålla lämplig utbildning kunde vi ta itu med de flesta av deras utmaningar."
Han tillägger att flera planerings- och administrationssystem ersattes med Microsoft-lösningar under projektet, som Rädda Barnen redan hade licenser för, vilket minskade IT-kostnaderna.
Samuel Sanders från Rädda Barnen i Norge betonar: "Att förse ett företag med IT-system och programvara är inte tillräckligt. Utbildning är också viktigt."
Han berättar att både Rädda Barnen och Cegal inledningsvis behövde lite tid för att etablera rätt samarbetsmodell: "Kanske för att Cegal arbetade pro bono med oss, det var till en början oklart var gränserna gick och hur vi skulle arbeta tillsammans. När vi insåg att Cegal måste fungera som en professionell partner-kundrelation blev samarbetet mycket mer effektivt. Cegal är duktiga på att leverera IT-tjänster och vi är duktiga på humanitärt arbete."
Projektet på Rädda Barnen visar att digital transformation och korrekt användning av IT-lösningar kan ha en enorm inverkan på organisationer. En mer effektiv administration och hjälparbetare med sömlös tillgång till information och system innebär att vi kan göra ett bättre jobb och hjälpa fler barn.
Samuel Sanders, IT Business Partner på Rädda Barnen i Norge
"Humanity at Cegal" har fullt stöd från Cegals ledning, både ekonomiskt och operativt, eftersom anställda kan ägna pro bono-timmar till utvalda projekt. Partnerskapet med Rädda Barnen är en viktig del av Cegals hållbarhetsstrategi. År 2024 stöder Cegal Rädda Barnen med 150 000 norska kronor i finansiering och pro bono-konsulttimmar från högkvalificerade teknologer.
Rädda Barnen har förespråkat barns rättigheter i över 100 år. Bara förra året hjälpte den politiskt och religiöst neutrala organisationen nästan 50 miljoner barn över hela världen. Genom digital transformation, med stöd av Cegal, frigör Rädda Barnen tid och resurser för att hjälpa ännu fler barn under de kommande åren.