11 tips till bättre videomöten

Oavsett när Coronakrisen planar ut och vi återgår till det normala med att träffas fysiskt på jobbet och andra platser: videomötena är här för att stanna. Här är 11 bra tips för att göra Teams-möten lite bättre.

En global pandemi behövdes för att påskynda användningen av (kostnadseffektiva) samarbetslösningar och videokonferenser i arbetslivet.

Oavsett hur länge Covid-19-pandemin kommer att hålla oss på hemmakontoret, kommer användningen av videokonferenser att bli mycket vanligare efter Corona jämfört med tidigare. Därför kanske du vill ta med några bra tips till dina videomöten, oavsett om de är på Teams, Meet, FaceTime, WebEx, Zoom eller någon annan plattform.

Här kommer SYSCOs teamledare Lisa Greenquist med 11 bra tips:

1. Mute/unmute
Stäng av mikrofonen när du inte pratar eller pratar på ett tag. Ju fler människor som deltar i mötet, desto viktigare är det att stänga av mikrofonen. Detta undviker bakgrundsljud och pinsamma meddelanden eller ljud. Lär dig kortkommandot för mute/unmute.

2. Använd hörlurar
Med hörlurar hör du bättre vad alla andra säger, men är hörlurarnas mikrofon bra? Ring en kollega och testa vilken som är bäst: datorns inbyggda mikrofon eller mikrofonen i hörlurarna. Kanske har du fler hörlurar som bör testas.

3. Slå på kameran
Använd kameran och se video av dig själv. Kroppsspråk är en av de viktigaste formerna för kommunikation mellan oss människor. Det syns bara när kameran är påslagen.

4. Var närvarande / visa kroppsspråk
När personen / personerna du pratar med bara kan se din överkropp eller ditt ansikte blir det extra viktigt att använda kroppsspråk aktivt, till exempel ansiktsuttryck och gester för att klargöra vad du säger.

5. Använd bra belysning
Utan bra ljus hjälper det inte med en påslagen, bra kamera och tydliga gester. De andra deltagarna ser dig bara kornig och otydlig. Att ha ett bra ljus framför dig och avstängda lampor precis bakom dig är det första steget. Vissa videoplattformar låter dig justera ljuset. Testa olika ljuskällor innan du går till videokonferensen.

6. Visa ditt ansikte
Se till att de andra deltagarna ser hela ansiktet tydligt. Detta gäller också dina ögon. Ögonkontakt är särskilt viktigt för att få människors uppmärksamhet. Detta är särskilt viktigt vid digitala möten.

7. Dela anteckningar och inspelning
Efter mötet är det viktigt att dela mötesanteckningar med alla samt uppgifter och sysslor. Det är också enkelt att dela på att skriva protokoll och anteckningar genom att dela protokollet med kollegor. Och om det är ett viktigt möte med många detaljer som man måste komma ihåg, då är det klokt att göra inspelningar.

8. Använd chatten till frågor
Speciellt när det är många deltagare, då är det klokt att komma överens i början av mötet att använda chatten för frågor och kommentarer som du kommer att ta upp senare.

9. Räck upp handen!
Med många deltagare i videomötet kan det vara både pinsamt och svårt att avbryta samtalet genom att bara ställa frågor. Gör upp i förväg att du kan räcka upp handen (läs tryck på «raise hand»-knappen) om det är något du vill lägga till. Då är det också en bra idé att ha en mötesordförande som håller reda på de uppräckta händerna och vem som står näst på tur att prata.

10. Tryck «Like»
Alla gillar «Like» och om du trycker på «Like», visar du att du följer och ger samtidigt feedback till dem som pratar utan att du avbryter eller behöver säga någonting. Detta är särskilt effektivt om du blir tillfrågad om du håller med, och du sparar tid genom att inte behöva ta hela rundan så att alla muntligen kan bekräfta i mötet.

11. Inte för många i mötesrummet (efter-corona-tips)
När man gradvis öppnar för fler möten på kontoret och de fysiska mötena blir vanligare är det viktigt att ta hand om balansen mellan de som sitter fysiskt tillsammans och de som är närvarande i samma möte digitalt. De digitala deltagarna förlorar bland annat kroppsspråk, närhet och snabbt utbyte mellan deltagarna i det fysiska mötesrummet. Därför är det viktigt att aktivt involvera dem som deltar digitalt genom direkta frågor och uppmuntran till aktivt deltagande. Detta är särskilt viktigt när många sitter runt det verkliga mötesbordet och bara ett fåtal deltar digitalt.

En suck av lättnad från en chef på ett stort, globalt teknikföretag illustrerar det ovanstående väl: «Jag gruvar mig över när Corona släpper taget och vi kommer att börja resa till korta möten i Europa igen. Videomöten är mycket effektivare än att resa, men det fungerar inte bra om du är den enda som följer mötet via Teams, medan resten av ledningsgruppen sitter tillsammans runt mötesbordet». Tänk på hur du skulle lösa detta