Red Barnet stod over for udfordringer med at få adgang til og dele information og samarbejde digitalt, både i Oslo og med landepartnere. Organisationen bruger en række forskellige samarbejds-, planlægnings- og administrationsværktøjer fra flere softwareudbydere på tværs af forskellige afdelinger og teams. Denne mangel på en samlet, standardiseret tilgang til digitale værktøjer skabte en vis ineffektivitet. I betragtning af Red Barnets matrixstruktur, hvor medarbejderne ofte tilhører flere afdelinger, blev deres digitale setup endnu mere komplekst.
Vi ønsker at bruge vores tid så effektivt som muligt, så vi kan bruge flest mulige ressourcer på at hjælpe børn i nød. Derfor har vi brug for dygtig teknologisk assistance til at opsætte IT-løsninger, der gør os mere effektive og muliggør problemfrit samarbejde på tværs af organisationen, uanset hvor medarbejderne er, og hvilke enheder de bruger.
Samuel Sanders, IT Business Partner i Red Barnet Norge
Sanders fortsætter
Sanders fortsætter: "Med Cegals hjælp har vi øget vores brug af Microsoft Office 365 betydeligt, herunder Teams og SharePoint. Det har styrket samarbejdet på tværs af teams, forbedret informationsdelingen og etableret standardiserede procedurer. Resultatet er, at medarbejderne sparer en masse tid og ressourcer, som vi nu kan bruge på de børn, vi ønsker at hjælpe."
"Dette projekt har fokuseret på it-rådgivning for at strømline arbejdsgange. Ved at strukturere deres måde at arbejde på og optimere brugen af Microsoft Office-platformen sparer Red Barnet både tid og licensomkostninger," siger Kristina Teigland, UI/UX Designer hos Cegal og projektleder for Red Barnet-initiativet.
Cegals frivillige konsulenter for Red Barnet er organiseret gennem "Humanity at Cegal", et internt initiativ, hvor Cegals medarbejdere arbejder pro bono på forskellige humanitære projekter. Pro bono henviser til frivillige og ulønnede professionelle tjenester til gavn for offentligheden.
Hos Cegal ønsker vi, at medarbejderne føler, at deres arbejde er meningsfuldt, og vi har forpligtet os til altid at have mindst ét igangværende "gåsehudsprojekt", hvor medarbejderne kan arbejde frivilligt for at skabe en bedre verden gennem lighed, fred og retfærdighed.
Mario vaz Henriques, Global Business Development Manager, Cegal
I 2023 indgik vi et treårigt partnerskab med Red Barnet Norge under initiativet Humanity at Cegal," forklarer Mario vaz Henriques fra Cegal. Henriques skitserer de udfordringer, Red Barnet stod over for: "Mange medarbejdere kæmpede med at få adgang til og dele information eller samarbejde digitalt, uanset om de var på kontoret eller i marken. Forskellige afdelinger og teams brugte forskellige samarbejds-, planlægnings- og administrationsværktøjer fra flere softwareudbydere. Der var ingen samlet, standardiseret tilgang til brugen af digitale værktøjer i organisationen."
Dette års projekt for Red Barnets administration er det andet it-initiativ under Humanity at Cegal for den internationale humanitære organisation. I 2023 fungerede Cegal som EdTech-partner og ydede teknologisk assistance til udvikling af en global læringsplatform. I 2024 ønskede Red Barnet et projekt med en bred effekt på tværs af hele den norske organisation.
"Dette er en klassisk digital transformation. Det gør administrationen langt mere effektiv og giver betydelige gevinster og følgevirkninger," siger Henriques.
Cegal analyserede grundigt Red Barnets nuværende løsning og udviklede skabeloner og arkitektur til at implementere Microsoft add-ons på eksisterende kommunikationsplatforme for at imødekomme organisationens behov. Denne løsning strømliner samarbejdet og forbedrer informationsstyringen.
Henriques forklarer: "Red Barnet brugte kun 10 % af de Microsoft-værktøjer, de allerede havde betalt for. Ved at organisere deres brug af Microsoft Office bedre og sørge for ordentlig træning kunne vi løse de fleste af deres udfordringer."
Han tilføjer, at flere planlægnings- og administrationssystemer blev udskiftet med Microsoft-løsninger i løbet af projektet, som Red Barnet allerede havde licenser til, hvilket reducerede it-omkostningerne.
Samuel Sanders fra Red Barnet Norge understreger: "Det er ikke nok at forsyne en virksomhed med IT-systemer og software. Uddannelse er også afgørende."
Han fortæller, at både Red Barnet og Cegal i starten havde brug for lidt tid til at etablere den rigtige samarbejdsmodel: "Måske fordi Cegal arbejdede pro bono med os, var det i starten uklart, hvor grænserne gik, og hvordan vi skulle arbejde sammen. Da vi indså, at Cegal skulle fungere som et professionelt partner-klient-forhold, blev samarbejdet meget mere effektivt. Cegal udmærker sig ved at levere it-tjenester, og vi udmærker os ved humanitært arbejde."
Projektet hos Red Barnet viser, at digital transformation og korrekt brug af it-løsninger kan have en enorm indflydelse på organisationer. En mere effektiv administration og hjælpearbejdere med problemfri adgang til information og systemer betyder, at vi kan gøre et bedre stykke arbejde og hjælpe flere børn.
Samuel Sanders, IT Business Partner i Red Barnet Norge
"Humanity at Cegal" nyder fuld opbakning fra Cegals ledelse, både økonomisk og operationelt, da medarbejderne kan dedikere pro bono-timer til udvalgte projekter. Partnerskabet med Red Barnet er afgørende for Cegals bæredygtighedsstrategi. I 2024 støtter Cegal Red Barnet med 150.000 NOK i finansiering og pro bono konsulenttimer fra højt kvalificerede eksperter.
Red Barnet har været fortaler for børns rettigheder i over 100 år. Alene sidste år hjalp den politisk og religiøst neutrale organisation næsten 50 millioner børn på verdensplan. Gennem digital transformation, støttet af Cegal, frigør Red Barnet tid og ressourcer til at hjælpe endnu flere børn i de kommende år.